Gyülekezeti asszisztens
A munkakör célja
A gyülekezeti asszisztens sokrétű irodai háttérmunkát biztosít a pásztor és/vagy a vezetői / presbiteri munkacsoport számára, megszervezi a gyülekezet irodájának tevékenységét és működését, illetve rendszerezi az információátadást a főpásztor vagy a pásztori munkacsoport részére.
Közvetlen vezetője
A főpásztor
Feladatköre
§ Megszervezi és irányítja a gyülekezet irodájának napi tevékenységeit, illetve biztosítja az irodai műveletek hatékonyságát.
§ Iratot, dokumentációt állít ki, nyilvántartást vezet a pásztori munkacsoport részére.
§ Irodai és titkársági háttérmunkát biztosít a pásztornak, illetve a pásztori munkacsoportnak.
§ Információt gyűjt és fordít különböző forrásokból, illetve beszámolókat készít, amikor erre szükség van.
§ Kutatást, és projekteket vállal a kijelölt feladatkörökben.
§ Fogadja a látogatókat, illetve telefonügyeletet biztosít.
§ Kérdésekre válaszol, és tájékoztatást biztosít a gyülekezet működésével és tevékenységeivel kapcsolatban.
§ Üzeneteket fogad, a telefonálókat vagy az üzenetrögzítőre kapcsolja, vagy az illetékes pásztorhoz, munkatárshoz (laikus vezetőhöz) igazítja, a szolgálati területeknek megfelelően.
§ Vezesse (vagy bízza valakire) a gyülekezet naptári előjegyzéseit.
§ Egyeztessen időpontokat, szervezzen gyűléseket, konferenciákat, illetve foglaljon szállást.
§ Készítse elő és küldje ki az értekezletek értesítőit, állítsa össze a napirendet, illetve teremtse meg a szükséges tárgyi feltételeket.
§ Értsen a számítógép és a hozzá tartozó felszerelés kezeléséhez (mint pl. nyomtató, szkenner)
§ Számítógépes programok ismerete, szövegszerkesztés, adatbázis- és táblázatkezelés, illetve bemutatók készítése.
§ Nyomtatásra kész anyagok szerkesztése szövegszerkesztőben, például beszámolók, levelek, értesítők, gyülekezeti hírlevelek és más típusú nyomtatványok szabatos és a legapróbb részletekig pontos kidolgozása.
§ Más irodai eszközök kezelése, mint például: fénymásoló, fax és számológép.
§ Képezze ki, ossza ki a feladatokat és adjon útbaigazítást a munkavégzéshez az iroda személyzetének és az önkénteseknek.
§ Leltárkészítés, rendszerezés és az irodai fogyóeszközkészlet feltöltése.
Munkaidő
A gyülekezet nagyságától, az állás fizetett vagy önkéntes jellegétől függően, részidős vagy teljes munkaidős tevékenység. Ha részidős, akkor a feladatok megoszlanak két vagy több ember között, attól függően, hogy kinek mi az erőssége. Ennek függvényében a munkaidő heti öt és negyven óra között mozoghat.
Érvényesség
Ideális esetben az ügykezelő asszisztens legalább két évig dolgozik, majd élhet azzal a lehetőséggel, hogy évenként megújítsuk a szerződését, meghatározatlan ideig.
Továbbképzés
Ideális esetben néhány hétig az előző asszisztenssel dolgozik; szakmai műhelyekre, képzésekre és szemináriumokra jár, amennyiben szükséges pl. a számítógép, a telefonhálózat és az irodai felszerelés helyes használatának elsajátítása céljából.
Képességek, szakképzettség és ajándékok
§ Alapszintű irodaszervezési és -működési ismeretekkel rendelkezik.
§ Az irodai felszerelést és az eljárásokat jól ismeri.
§ Alapszinten ismeri a gyülekezet vezetési struktúráját.
§ Alapszintű ismeretei vannak levelezés terén, nyomtatványok és jegyzőkönyvek előkészítésében.
§ Jó kommunikációs és szervezői készségekkel rendelkezik.
§ Tisztában van az irodai nyilvántartás elveivel és eljárásaival.
§ Jó beszédkészséggel, alapos nyelvtani ismeretekkel és helyesírási, központozási gyakorlattal, bő szókincscsel rendelkezik.
§ Képes az önálló munkavégzésre közvetlen felügyelet nélkül is.
§ Világosan és tömören fogalmaz szóban és írásban.
§ Jártas a nyilvántartás és irattározás kialakításában és betartásában.
§ Jó kapcsolatteremtő készség – lásd a főpásztorral, a pásztori munkacsoporttal, munkatársakkal és az önkéntesekkel, illetve a tágabb gyülekezetvezetői munkacsoporttal, a gyülekezeti tagokkal és általában az emberekkel.
A szolgálat előnyei
A gyülekezeti asszisztensnek lehetősége van arra, hogy mélyebben bekapcsolódjék a gyülekezeti életbe és szolgálatokba, illetőleg a misszióba. Lehetősége nyílik arra, hogy jobban megismerje a közösség tagjait. Segíthet abban, hogy a gyülekezetről alkotott első benyomás pozitív legyen, illetve, hogy a főpásztor és⁄vagy a pásztori munkacsoport hatékonyabban és eredményesebben végezhesse szolgálatát.
Vélemény, hozzászólás?