Időbeosztás – Minden, amit egy jó vezetőnek erről tudnia kell

„Az idő a legritkábban fellelhető erőforrás, és ha azt nem osztjuk be, akkor semmi mást nem tudunk jól kezelni”

Mindannyiunk napjai ugyanannyi órából állnak. De hogy mihez kezdünk ezzel a rendelkezésünkre álló idővel, ahogyan ezeket az órákat beosztjuk és kitöltjük, az vagy segíteni fog olyan életet élni, amely hatékony és sikeres, vagy pedig a frusztráció és a sorozatos csőd ösvényén vezet végig. Természetesen mindannyian úgy szeretnénk kihasználni az időnket, hogy az első forgatókönyvet valósítsuk meg, sokan közülünk viszont egyszerűen nem tudják, hogyan kell ezt csinálni. Valószínűleg nem sokat tanultál az iskolában az időbeosztásról. Én sem. Még ha értjük is, hogy a siker szempontjából létfontosságú a helyes időbeosztás, mégis magunkra maradtunk vele, tehát kénytelenek vagyunk autodidakta módon magunk megtanulni ennek a tudományát. De az igazság az, hogy sokan közülünk nem fordítanak időt ennek a megtanulására, és leélnek, végigszolgálnak egy egész életet úgy, hogy lehettek volna sokkal hatékonyabbak és eredményesebbek is – ha megtanultak volna helyesen élni az idejükkel és az idejükben.

Azonban rögtön szembetaláljuk magunkat egy nagy belső ellentmondással. Bizonyos időt be kell fektetned abba, hogy megtanuld, hogyan oszd be az idődet.  De legtöbbünket annyira leterhelnek a napi gondok, hogy úgy véljük, egy pár percet sem tudunk kipréselni az időbeosztás alapelveinek a tanulmányozására.  A következő ígéretet tehetem neked: Ha elkötelezed magad arra, hogy most megtanuld jobban kézben tartani az Istentől kapott idődet, napokat, heteket és hónapokat fogsz visszakapni az életed hátralevő részében!

Kezdjünk is hozzá!

Itt van máris három alapelv, amit rögtön el is kezdhetsz alkalmazni:

1. Tanulj meg a csúcsidőn kívül élni

2. Automatizálj

3. Tedd fel a kérdést: „Most mivel tudom a legjobban kihasználni az időmet?”

1. TANULJ MEG A CSÚCSIDŐN KÍVÜL ÉLNI!

Megtanulni a „csúcsidőn kívül élni” azt jelenti, hogy rászoksz az árral szemben úszásra. Szembe mész a tömeggel. Amikor mindenki más ugyanazt csinálja, te valami egészen mást csinálsz. Tavaly anyák napján megszegtem ezt az alapelvet. Nem tartottam magam a saját időbeosztási szabályaimhoz, és elmentem anyák napi ajándékot vásárolni az ünnep előtti pénteken. Az ebédszünetemben (másik hiba) az irodámból mentem Manhattan belvárosának a szélén a 34. utcai Macy’s felé, amely „a világ legnagyobb áruháza”. Micsoda meglepetés – zsúfolásig tömve volt! Úgy tűnt, New Yorkban mindenki úgy döntött, hogy az anyák napja előtti pénteken az ebédszünetben akar az édesanyjának vásárolni. Ami bármikor máskor egy kellemes félórás vásárlás lett volna, abból egy másfél órás idegőrlő megpróbáltatás lett.

Hogyan sodortam bele magam ebbe a helyzetbe, aminek az lett a vége, hogy értékes időt pazaroltam? Úgy, hogy nem a csúcsidőn kívül éltem. Mivel egyértelmű, hogy az áruház olyankor zsúfolásig van, ezért teljesen más időpontban kellett volna mennem – korán reggel, vagy akár egy héttel korábban. Amikor mindenki más egy konkrét „valamit” csinál, te feltétlenül „valami mást” csinálj. Például:

– soha ne menj a postára vagy a bankba ebédszünetben

– kerüld a gépjármű-regisztrációs irodát a hónap első napján és a hónap végén

– kérd az első reggeli időpontot az orvosnál

– ha hétfői napon utazol repülővel, a délelőtti vagy a déli járattal menj, hogy elkerüld a hétfő reggeli csúcsforgalmat

– mindenkinél korábban érkezz meg az irodádba, és kezdj zavartalan munkaidővel

– a nagybevásárlásokat ne szombat délelőtt intézd, mert mindenki akkor intézi! Menj el kirándulni a gyerekeiddel, és a Tescoba menj éjjel, amikor teljesen üres az áruház

Ha egyszer elkezded alkalmazni ezt az alapelvet, ezernyi módszert fogsz találni a megvalósítására. Azáltal, hogy egyszerűen átképzed magadat a csúcsidőn kívüli életre, máris visszaszerezhetsz valamennyi rendelkezési lehetőséget az időd felett. Ez az egyetlen alapelv hetente akár 3-4 órát is képes megtakarítani neked, amit aztán a családoddal, önfejlesztéssel, a baráti kapcsolataid ápolásával vagy kikapcsolódással tölthetsz! Ez egy apró szokás megváltoztatása – és máris lesz idő minden héten elmenni valahová egy hétköznap este! És nem is lehetetlen feladat!

2. AUTOMATIZÁLJ!

Nagyon tetszik az a késő esti teleshop reklám, amiben a fickó ráteszi a csirkét a vasrúdra, berakja a forgó sütőbe, beállítja a számlálót és ezt mondja: „Állítsa be és felejtse el!” Nem hiszem, hogy felfogja, hogy ezzel több millió álmatlan embernek ad egy nagyszerű időbeosztási tippet. Csak gondolj bele: Mennyi időt takarítanál meg, ha néhány olyan feladatot automatizálhatnál, ami felemészti az idődet? Mivel töltesz időt most, amit „beállíthatnál és elfelejthetnél”?

A számlák befizetése volt az első leckém az automatizált életben. Órákat töltöttem havonta azzal, hogy egy rakás számlát fizettem be – minden egyes darabot felnyitni, csekket írni, megcímezni a borítékot, rátenni a bélyeget, beírni az összeget a csekkfüzetembe … tudjátok a szokásos menetrend. Majd egy nap David Bach (aki az egyik kedvenc íróm pénzügyi témában) könyvét olvastam, és ő említette, hogy a legtöbb közüzemi vállalat kínál számlaszabályozási szolgáltatást. (Vagyis átalánydíjas fizetési lehetőséget.) Úgy állítják ki a számládat, hogy minden hónapban ugyanazt az összeget kelljen befizetned. A mondanivalója a költségvetés készítéséről szólt, de rátapintott az időbeosztási érzékemre. Ha tudod előre, mekkora összegűek lesznek a számláid hónapról hónapra, akkor automatikusan befizetheted csoportos beszedési megbízással, vagy a bankot megbízva a csekk elküldésével.

Egy másik időspórolási lehetőség az internet! Sokkal gyorsabban és egyszerűbben tudsz az interneten számlákat befizetni, sorbanállás nélkül, otthonról, pár gombnyomással, mintha mindig elmennél a postára vagy a bankba. Arról már nem is beszélve, hogy pénzt takarítasz meg vele, mert az internetes számlaforgalom mindig olcsóbb, mint a manuális! Nem nagyon tudtam, hogy a bankok egy lépéssel előttem járnak. Készek voltak automatikusan fizetni az összes számlámat a bankszámlámról minden hónapban. Úgyhogy most már mindent automatikusan fizetek, a számláktól a gyülekezetnek adott tizedemig.

Az a nagyszerű ebben az alapelvben, hogy sokkal több mindenre használhatod, mint a számlafizetés. Folyamatosan keresem az automatizálható dolgokat. Automatizáltam a Macintosh gépemet, hogy bekapcsoláskor meg legyen nyitva az a három program, amit a leggyakrabban használok. Automatizáltam a mobiltelefon hangpostámat, hogy a hangüzeneteket automatikusan sms-ként küldje el nekem. Automatizáltam a receptjeimet – a gyógyszertáram weboldalán lehetőségem van beállítani, hogy automatikusan küldjék az utánpótlást. Ugyanígy van a mindennapos kontaktlencséimmel. És még … na, szóval értitek a lényeget. Ha automatizálhatom, akkor meg is teszem. Állítsd be és felejtsd el!

Gondold át, mit tudnál automatizálni az életedben. Hogyan tudnád alkalmazni ezt az alapelvet, hogy értékes időt takarítsd meg? Attól kezdve, hogy beállítod az automatizálásokat, meg fogod látni, hogy minden hónapban több órát nyertél vele.

3. TEDD FEL A KÉRDÉST: „MOST MIVEL TUDOM A LEGJOBBAN KIHASZNÁLNI AZ IDŐMET?”

Ez a kérdés mindent megváltoztathat az életedben – ha komolyan veszed! Amikor reggel felkelsz, tedd fel a kérdést: Most mivel tudom a LEGJOBBAN kihasználni az időmet? Amikor reggel megérkezel az irodába, tedd fel a kérdést: Most mivel tudom a legjobban kihasználni az időmet? Amikor esti randevúd van a pároddal , tedd fel a kérdést: Most mivel tudom a legjobban kihasználni az időmet? Ahogy megszerzed azokat az extra órákat az automatizálásból és a csúcsidőn kívüli életből, tedd fel a kérdést: Éppen most mivel tudom a legjobban kihasználni az időmet? Érted a lényeget?

Ennek az egyszerű kérdésnek a feltevése segíteni fog arra koncentrálni, ami a legfontosabb minden egyes helyzetben. Neki fogsz kezdeni azoknak a munkáknak, amiket tologattál, és el fogsz készülni velük. Olyan beszélgetéseid lesznek, amiket más dolgok miatt halogattál. Kevesebb időt fogsz tölteni a céltalan internet-szörfözéssel. Ahogy rászoksz arra, hogy megkérdezd magadtól, mivel tudod a legjobban kihasználni az idődet, meg fogsz tanulni fontossági sorrendet felállítani egész nap, és minden nap. Nálam ez a kérdés egy imádsággá vált. Állandóan azt kérem Istentől, hogy mutassa meg nekem: most mivel tudom a legjobban kihasználni az időmet? Ő adta nekünk az időt, mi csupán a sáfárok vagyunk. Helyes dolog az Ő tanácsát keresni arról, hogy hogyan lássunk és alakítsunk minden egyes órát.

Ezalatt a pár perc alatt, amíg ezt a cikket elolvastad, megtanultad, hogyan takarítsál meg havonta 15-20 órát. Elég döbbenetes, nem? Egyetlen kis lecke messzire elvihet. Amikor majd ráébredsz arra, hogy mennyire drága az időd – és hogy mennyire el kell számolnod majd arról, hogy mit kezdtél vele – megérted mennyire fontos megtanulni a hatékony időbeosztást. Peter Drucker egyszer ezt mondta: „Az idő a legritkábban fellelhető erőforrás, és ha azt nem osztjuk be, akkor semmi mást nem tudunk jól kezelni”. Holnap kapni fogsz 24 órát – mit fogsz kezdeni vele? Hogyan fogod a legtöbbet, a legnemesebbet, a leginkább Istennek tetszőt kihozni belőle? Kezdd el a csúcsidőn kívül élve, amit csak tudsz, automatizálva, és feltéve a kérdést: „Éppen most mivel tudom a legjobban kihasználni az időmet?” Ha megteszed ezt a három egyszerű dolgot, akkor többet fogsz nyerni a holnapi órákból, mint amennyit a maiakból nyertél – és lehet, hogy azt fogod tapasztalni, hogy előrébb jutottál azon az úton, ami a hatékonysághoz és sikerességhez vezet.

Eredeti cikk: Time management 101

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.