1. A helyes időgazdálkodás 3 alapelve:
- Az idő véges – nem tudunk időt teremteni – jól kell tehát kihasználni azt, ami adatik
- Az elvesztegetett vagy elpazarolt idő nem pótolható és nem helyettesíthető
- Muszáj nemet is mondani – hogy a korábban kimondott igenek nem sérüljenek
2. Az időgazdálkodással kapcsolatos attitüdök:
- Az angolszász kultúrákban azt tartják jó vezetőnek, aki heti 60 órát is dolgozik
- A skandináv országokban az ilyeneket rossz vezetőknek tartják, mert nem tudják megszervezni a munkájukat. Náluk a jó vezető kevesebbet dolgozik, mint beosztottai.
3. A helyes időgazdálkodás lépései:
- Törekedni kell a hatékonyabb időkihasználásra
- Tisztázni kell, hogy kinek mit kell csinálnia, és a többi dologhoz képest mennyire fontos – feladatok és pozíciók kiosztása
- A tevékenység megtervezése
- … megszervezése
- … elvégzése
- … folyamatos kontrollja
4. A jó munkakörülmények
- mindennek megvan a maga helye
- a feladattal kapcsolatos anyagok egy helyen vannak, rendszerezve
- van egy tábla, amire mindenki kiírhatja, hogy hova megy, mikor várható, stb.
- rendben tartjuk az irodát és a munkaasztalokat
- kidobjuk a szemetet, rendszeresen szelektálunk
- távol helyezzük az íróasztalokat a fénymásolótól, konyhától, hogy aki dolgozik, azt ne zavarja semmi
5. Fontossági sorrend
Kérdezzük meg magunktól a munkánkkal kapcsolatosan:
1. mit próbál elérni, mint szervezet?
2. mit próbál elérni, mint munkacsoport?
3. az én munkám hogyan illeszkedik bele a szervezet célkitűzéseibe?
4. a konkrét feladat hogyan illeszkedik bele a célokba?
5. jelenlegi munkám az egész feladatkörömben: nagyon fontos / fontos / viszonylag fontos / nem fontos?
6. a határidő szempontjából: nagyon sürgős / sürgős / ráér
7. a feladat a cél eléréséhez: nagyon szükséges / hasznos / jó, ha megvan / csak ráadás
A helyes fontossági sorrend:
1. nagyon fontos és sürgős
2. fontos és sürgős
3. nagyon fontos és sürgető
4. fontos és sürgető
5. nagyon fontos de még nem sürgős
6. fontos de még nem sürgős
7. nagyon fontos de még nem sürgető
8. fontos de nem sürgető
9. nem fontos és nem is sürgető
6. „Íróasztalidő”
- levelezés
- kapcsolattartás
- konkrét feladatok
7. Teendők listájának összeállítása:
HASZNÁLJUNK MINDEN NAP NAPI MUNKATERVET!
1. soroljuk fel mindazokat a tevékenységeket, amelyeket adott időhatáron belül el kell végeznünk: 1 év – 1 hónap – 1 hét – 1 nap bontásban
2. csoportosítsuk őket típus alapján – pl. kapcsolattartás, olyan feladatok, amikhez ki kell lépnünk az irodából, stb.
3. minden csoportban állítsunk fel fontossági sorrendet
4. állítsuk fel a teendők fontossági sorrendjét
8. Ha nincs elég idő
- adjunk át másoknak a feladatainkból
- értékeljük újra a fontossági sorrendet
- igyekezzünk a hatékonyabb időkihasználásra
- fordítsunk kevesebb időt az egyes feladatokra, ha megengedhető az alacsonyabb színvonal
- halasszunk – ha lehetséges!
9. Lehetőleg mindig fejezzük be azt, amit elkezdtünk!
10. Tiszteld mások idejét – PONTOSSÁG!
Vélemény, hozzászólás?