Mindjárt délután 5 óra. Belököd az irodád ajtaját és szemeddel az íróasztalt, a polcokat, a padlót pásztázva próbálsz helyet találni egy doboz szórólapnak. Mivel a rendszerező tündér még nem érkezett meg (Isten sose hallgatja meg az imákat?), nincs egy szabad négyzetcentiméter sem a láthatáron. Csalódottságodban úgy döntesz, hogy a folyosóra teszed a dobozt, de a nyugdíjas pásztor titkárnője ott leselkedik, hogy lecsapjon rád.
Még mindig a lehetőségeiden gondolkozol, mikor megszólal a telefon, így a szórólapokat hirtelen a röplabdahálón próbálod egyensúlyba hozni, majd beleszólsz a kagylóba: „halló!”. A gyülekezet kincstárosa van vonalban, és a pénzügyi jelentést követeli. Természetesen, mivel a jelentés-varázsló tündér sem érkezett még meg, az sincs még készen. „Legkésőbb 5 órára kérem a számokat, vagy pedig nem tudok fizetni, csak miután visszajövök a szabadságomról. Megvan a fax-számom?” Két éve minden hónapban fölírod egy darab papírra, de most könnyebb lenne szitával kimerni egy lavór vizet, mint azt megtalálni, tehát lázasan kutatni kezdesz az íróasztalfiókodban egy darabka papír után, aztán végül a tenyeredre írod fel a számot. Amint ezzel megvagy, felveszed a székedről a mai postát – a titkárnő már nem tudta máshova tenni – és lehuppansz. Meg kell találni azokat a számokat a jelentéshez, de először átnézed a postát. Három dolog látszik fontosnak, a többit beékeled egy kis, túlcsorduló szemetesbe, és helyet keresel a javának.
Nem mered a meglévő halmok tetejére dobni – akkor évekig nem találnád meg őket -, inkább két másik kisebb halom egyesítésével próbálsz helyet nyerni. Miközben azon dolgozol, hogy az új halom ne boruljon fel – már rég rájöttél, hogy a lábadnál levő halmoknak erős alapra van szüksége -, észreveszed, hogy mindegyik halom „fontos papírokból” áll. Valójában minden azért van az asztalodon, mert egyszer (hogy miért, azt már elfelejtetted) fontosnak ítélted azt. Szörnyen érzed magad, mikor végre kiásol néhány számlát, amikre szükséged van a pénzügyi jelentéshez, úgyhogy rohansz faxolni. Még csak 5 óra 11 perc. Ha sietsz – és előteremted a nem létező számokat – még sikerülhet. De útközben a cipőd beleakad a röplabdahálóba, és lerántod a szórólapos dobozt…
Folytathatnám, de megkíméllek. Elég az hozzá, hogy ezt a munkát nem az adminisztrációs képességeid, hanem a megnyerő külsőd miatt kaptad. És különben is, nem a te hibád: neked papírmentes irodát ígértek! Ehelyett jegyzetek, papírok, levelek tornádója vesz körül. Van kicsi és nagy, fehér, kék, és élénk rózsaszín. Mappába rendezettek és szabadon kószálók. 230 kiló csak ebben az évben, 20 százalékkal több, mint tavaly, és még nincs is vége. Mit tehet egy józan eszű, kreatív, emberszabású egyén ezzel a papírhajszával azon kívül, hogy rendel egy buldózert és összetolatja egy nagy halomba?
Az az igazság, hogy nincs más választásod: meg kell küzdened vele. Lehet, hogy nem azért vállaltál szolgálatot, hogy papírokat rendezgess, mégis a letagadhatatlan, ronda tények a következők:
- Az információ kezelése meghatározó a hatékonyságod szempontjából. Segít abban, hogy elintézd a dolgaidat és megspórolhasd azt az energiát, amit a véletlenszerű irathalmozás által létrehozott zűrzavar, káosz és vizuális zaj kiszív belőled.
- A technikai fejlődés ellenére még mindig a papír az úr. A technika megváltoztatta a világunkat, de a faxok, fénymásolók és lézernyomtatók minden órában több – és nem kevesebb – papírt köpnek ki.
- Vannak, akik egész jól kezelik a papírfolyamot – mégsem lesz belőlük kockafejű hivatalnok. A cél nem az, hogy pedáns irodánk legyen, ahol különböző színekkel kódolt mappák állnak szigorú rendben egy tiszta íróasztalon. A cél az, hogy legyen helyünk arra, hogy a lehető legrövidebb idő alatt a legjobb munkát végezhessük.
Valójában olyan egyszerű dolgokról van itt szó, hogy egy nyugdíjas pásztor is elsajátíthatja. Minden azon múlik, hogy hajlandók vagyunk-e döntéseket hozni. Barbara Helphill, a Papírtigris megszelídítése című mű szerzője ezt írta: „A papírkáosz nem jelent mást, mint elodázott döntéseket, a papírkezelés pedig a döntéshozás maga.”
Álljon itt néhány javaslat arra, hogyan kezeljük profiként a papírforgalmat:
- Állítsd meg, mielőtt megérkezik! Menj el a forrásig. Mondd le az olyan magazinok előfizetését, amiket nem is olvasol (öööö… ezt olvasod, úgyhogy ne ezzel kezdd…), dobd el a szemetet, mielőtt az asztalodra érne, és tartsd távol magad attól a hibától, hogy lényegtelen dolgokkal kezdesz foglalkozni. Légy brutális!
Azután tedd meg a saját részedet a papírforgalom visszaszorításában. Amikor lehetséges, válaszd az elektronikus megoldást. Amikor írnod kell, légy rövid, és esemény legyen az, ha valaki kap egy példányt (végtére is, ha te utánozod őket, ők is utánozni fognak téged). Sokkal kevesebb időbe telik szóban megbeszélni valamit (és nem kell hozzá irodai szekrény), mint leírni levélben, szóval tegyél így, amikor nem tudsz e-mailezni. Egyedül azokat a dolgokat kell következetesen nyilvántartani, amik távol tartanak a bíróságtól (vagyis jogi dokumentumok, pénzügyi bizonylatok, teljesítményértékelések).
- Hozz döntést! Valószínűleg hallottad már, hogy a trükk az, hogy minden papírt csak egyszer érintsünk meg, de azt hiszem ez irrealisztikusnak tűnik azoknak, akik reménytelenül épeszűek és emberközpontúak. Azt hiszem a mi missziónk egy egészen picivel kevésbé megerőltető: Soha ne vegyél fel úgy egy darab papírt, hogy ugyanoda teszed vissza. Akár hiszed, akár nem, a legtöbben csak ezzel töltenek napi 30 percet. Ha csak nincs egy felesleges félórád minden nap, akkor jobb, ha megtanulsz döntéseket hozni.
Ne vegyél a kezedbe egy papírt, míg kész nem vagy tenni vele valamit, amikor viszont már a kezedben van, hét lehetőség közül választhatsz:
1. Szortírozd. Szükségünk van egy ilyen szortírozni való kupacra. Tegyük ezeket egy külön a bejövő papíroknak fenntartott kosárba, tálcára, vagy az asztalunk sarkára. Ide kerülnek az éppen beérkező papírok, amíg nem tudjuk, mit tegyünk velük. Egyetlen szabály van: itt nem maradhatnak. Mindennek kell egy végleges helyet találni. Hozhatsz olyan szabályt, hogy egy halomnál nem lehet több, és hogy egyetlen papír sem parkolhat ott egy napnál tovább.
2. Használd fel újra. Sokkal több papírt takarítasz meg (és több pénzt az iroda költségvetésében), ha megtartod a lejárt emlékeztetőket, faxokat, leveleket, és a hátoldalukat felhasználod a kevésbé fontos feljegyzésekhez. Tegyél az asztalod mellé egy nagy újrahasznosító dobozt, és etesd gyakrabban, mint saját magadat.
3. Add tovább. Ha a kezedben levő levél érdekelheti Könyves Kálmánt, akkor írd rá a nevét és küldd el neki. Ne tedd vissza az asztalodra (vagyis hadd legyen Könyves Kálmán dolga, mit tesz vele…)
4. Jegyezd fel. A legtöbb dolog, ami kis papírcetlikre van felírva, jobb helyen lenne a naptárunkban. Olyan naptárat használj, amiben van elég hely a találkozók és a tennivalók nyilvántartásának. Miután beírtad a megfelelő információt, dobd el, vagy hasznosítsd újra a papírt.
5. Cselekedj. Ami még az előző megoldásnál is jobb: ne is írd fel sehova – inkább tedd meg azonnal. Amikor az Első Egyesült Egyház levélben kérdezi, hogy ificsoportjuk Mexikó felé utazva megszállhatna-e nálatok, vagy vedd fel a telefont és válaszolj, vagy írd a válaszodat rögtön a levelükre, és küldd vissza nekik. Ne pazarold az idődet azzal, hogy új levelet írj – az túl sokáig tart. És tudod, mit fogsz tenni, mikor érzed, hogy valami sokáig fog tartani… (Halogatni.)
6. Irattározz. Nem úszod meg, hogy elmondjam, időt kell fordítanod az irattározási rendszeredre. Az a gyanúm, hogy nem csak lelki fejlesztők, hanem információ-ügynökök is vagyunk, és ez esetben képesnek kell lennünk az információk gyors elérésére. Ez pedig korszerű munkarendszert jelent.
Ha ez az egész egy nagyszabású stratégiának tűnik, és nem tudod, hol fogj hozzá, hadd tegyek még két javaslatot:
- Tégy szabaddá négy órát egy péntek délután, tegyél egy kukát az irodád elé, és ess neki. A szabály egyszerű – egy papírt sem tehetsz vissza oda, ahonnan elvetted – és a lehetőségek korlátozottak: használd fel újra, add tovább, jegyezd fel, cselekedj és irattározz. Szabadulj meg mindentől. Fedezd fel, mennyi üres szekrényed van. Dobd el a tavalyi csendeshétre vásárolt kazettát és tésztát. Lehet, hogy még találsz is valamit a sok cucc alatt.
- Bérelj fel valakit, aki megteszi ezt helyetted. Jeffery Mayer, a Ha nincs időd azonnal megtenni, mikor lesz időd újra nekiállni? című cikk írója szívesen letakarítja az íróasztalodat. Alig több mint egy milliót kér érte, és kevesebb, mint négy órába telik neki. (Nem rossz munka, ha meg tudod szerezni.)
Michael Woodruff vállalkozásokat és gyülekezeteket képez és tanácsol menedzsment témában. Ő publikálja a The Ivy Jungle Report című, főiskolások között szolgálók számára készült negyedévenkénti hírlveleket, melyekben 8 éves ifjúsági munkás tapasztalataiból merít. Bellinghamban, Washington államban él.
Eredeti cikk: The Paperchase
Vélemény, hozzászólás?