Időbeosztás a lelkészeknek – A lelkészek időbeosztásának a kezelése, a hatékonyság maximalizálása céljából

A lelkészeknek úgy kell kezelni az idejüket, hogy fenntarthassák a hatékony gyülekezet kormányzást. Ahhoz, hogy ez tényleg hatékony legyen, időbeosztásra van szükségük! KÖTELEZŐ! Miért? Egyszerűen azért, hogy láthassák, mi minden szerepel a palettán a szolgálat területén és a családban, illetve hogy azt is átlássák, hogyan tartsák a kezükben a dolgokat, és hogyan hozzák ki mindezekből a legtöbbet Isten dicsőségére!

Az időbeosztás is a sáfársághoz tartozik. Az időnk drága, mivel Istentől kaptuk, úgyhogy meg kell találnunk a módját, hogy hogyan aknázzuk ki a lehető legjobban. A legtöbbet kell kihoznunk a lehetőségeinkből és a kapcsolatainkból, és oda kell figyelnünk, hogy ne hagyjunk figyelmen kívül senkit, és semmilyen lehetőséget, miközben kapkodunk, különben olyat fogunk tenni, ami nem gondoltunk át és nem terveztünk meg elég jól.

Koncentrálj arra, hogy Isten akaratát cselekedd!

Három fontos dolgot sorolunk fel, ami alapelvként szolgálhat, ha bármikor tervezésre és tettekre kerül a sor:

1. A siker kulcsa az, hogy megtudd, mit akar Isten, mit cselekedj, és aztán tedd is meg!

Ezt az Ő Igéjének az ismerete és imádság által tudhatod meg.

„Jól vigyázzatok tehát, hogyan éltek; ne esztelenül, hanem bölcsen, kihasználva az alkalmas időt, mert az idők gonoszak. Éppen azért: ne legyetek meggondolatlanok, hanem értsétek meg, mi az Úr akarata.” (Efézus 5:15-17)

2. Nézd meg, Jézus milyen fontossági sorrendet állított fel, és hogyan kezelte az idejét!

„Nagyon korán, a hajnali szürkületkor felkelt, kiment, elment egy lakatlan helyre, és ott imádkozott.” (Márk 1:35)

„Én megdicsőítettelek téged a földön azzal, hogy elvégeztem azt a munkát, amelyet rám bíztál, hogy elvégezzem” (János 17:4)

Mit tudsz még jobban csinálni?

3. Ne feledd: Isten akaratának az elvégzésére mindig van elég idő, de a sajátodéra soha nincs elég idő. Lehet, hogy nem mérhetjük fel az Úr értelmét, és nem is tudjuk kiszámítani, hogy mit fog cselekedni. Azt viszont tudhatjuk, milyen irányba akar terelni minket, azáltal, hogy Őrá és az Ő tulajdonságaira összpontosítunk. Ez legyen a vezérelved!

A fenti alapelveket szem előtt tartva, értékeld ki az időtöltésedet:

4. Készíts magadnak időbeosztást, és tartsd is magadat ahhoz!

Mit tudsz még jobban csinálni?

A jó időbeosztás előzetes tervezést jelent, aminek eredményei is vannak. A kríziskezelésnek már nincsenek! Az előzetes tervezés azzal jár, hogy átgondolt és felelős vagy, terveket készítesz, azzal, hogy beosztod az idődet, hogy így a napi lelkészi krízishelyzeteket és a hétköznapi eseményeket kezelni lehessen, miközben az elhívásodat és célkitűzéseidet továbbra is fenntartod. Azzal, hogy fontossági sorendet állítasz fel, és a naplódba felírod a találkozóidat és tennivalóidat, képes leszel továbbra is a gyülekezet céljaira és küldetésére koncentrálni, miközben a pásztorlásra és az emberekről való gondoskodásra is elérhető maradsz.

Ahhoz, hogy ezt meg is tudd valósítani, három fontos dologra van szükséged: egy naptárra, a tennivalóid listájára, és a telefonszámok listájára. Az a tapasztalat, hogy a legjobb az, ha mind a három egyben van, és ha van egy tartalék példány belőle az asszisztensednél (hja, ilyen is van… ez egy külön téma, különösen nálunk, Magyarországon – SZERK.), arra az esetre, ha véletlenül elveszítenéd. Ha PDA-t, vagy más készüléket használsz, arról is legyen másolat valahol! Ahhoz, hogy hatékony keresztény vezető legyél, a naptárodban és a tennivalóid listájában jelentkezniük kell a fent felsorolt prioritásoknak. Ha hatékonyan szervezed az életed és a szolgálatod minden részletét, akkor lehetőséged lesz pihenni is, a Krisztustól kapott elhívásodra is koncentrálni, és közben lesz időd jó lelkésznek és pásztornak lenni egyaránt. Így nem fognak kifolyni a kezed közül a részletek és a feladatok a szervezetlenség miatt, hanem el fogod tudni végezni mind.

Néhány ötlet:

– Legyen egy jól rendszerezett Határidőnaplód, amiben a tevékenységeket vezeted. Ez áttekintést ad az évről, a hónapokról, a hetekről és a napokról. Hetente fusd végig, hogy lásd, mivel mennyi időt töltöttél. Mivel kell többet foglalkoznod? Mivel kell kevesebbet? Figyeld meg, mik azok az időpazarlások, amiket fel kell számolnod. Használd fel ezt a procedúrát arra, hogy átértékeld a saját lelki állapotodat. Mennyi időt töltesz imádsággal és az Igével? Alakíts ki egy rendszert, amivel rendszeresen ellenőrzöd a találkozókat, időpontokat és a vállalásaidat. Ne számíts arra, hogy mindenre emlékezni fogsz, mert biztos, hogy nem fogsz!

– Használd arra a határidőnaplót, hogy nyomon kövesd, hová kell menned, kivel kell találkoznod, és milyen fontosabb dolgokat kell megtenned a nap során. Ráadásul ezt a naplót arra is fel tudod használni, hogy elkülöníts időt a család számára és a személyes lelki növekedésed számára is! Tervezd meg az idődet, a személyes és a családi időtöltéseket, tanulmányok és prédikációk készítésére, pásztorlásra és lelkigondozásra, a különböző találkozókra, projektekre, munkatársi megbeszélésekre, a vezetőségeddel töltött időre, közösségi tevékenységekre, telefonhívásokra, e-mailek és más levelezések intézésére, és a szolgálati utakra. De ugyanúgy vezesd benne a közbejövő dolgokat és szüneteket is.

– A lelkipásztorok és gyülekezetvezetők vezessenek listát a határidőnaplójukban azokról az emberekről, vezetőkről, önkéntesekről, akikért felelősek. Legyen egy jelölésrendszered arra, hogy mikor és mit fogsz tenni velük, imádkozni értük, bátorítani őket, ellenőrizni, és így tovább!

– Használd a határidőnaplódat arra, hogy kialakíts egy általános heti időbeosztást, rögzített találkozók és családi időtöltések időpontjaival. Így felkészülhetsz arra is, hogy több felelősséget vállalj, vagy hogy nemet mondj, ha túlságosan tele van a naptárad.

– A tennivalóid listáját jól rendszerezd össze. Ezek alkotják a naptárad részleteit. Három oszlopba rendezd őket:

1. Mit kell megtenni (ennek legyen a legtöbb hely, és a megjegyzéseknek is hagyjál helyet. A megjegyzésekhez más színű tollat használj, nehogy figyelmen kívül hagyj valamit!)

2. Az elvégzéshez szükséges idő.

3. A feladatok fontossági sorrendje.

– Keress egy olyan írószer boltot, ahol olyan naplót tudsz venni, amely magában foglalja ezt a két funkciót. Olyat keress, amely számodra könnyen használható.

– Csoportosítsd egybe a hasonló tevékenységeket, például ha ugyanarról a témáról szól egy email, egy telefonhívás és a találkozó. Ezután feljegyzést készíthetsz ezekről az utánkövetés miatt.

– Legyen egy hordozható telefonkönyved a fontos telefonszámok miatt.

– Mindig lehet valahogy fejleszteni magunkat az időbeosztás és a lelki fejlődés terén!

– Koncentrálj a fentebb felsorolt prioritásokra!

– Vedd figyelembe, hogy a tervek készítése egy lelki folyamat, hiszen arra törekszel, hogy Istent szolgáld. Ő az elsődleges irányelved. Mindig bizonyosodj meg róla, hogy mi Isten akarata az életedre és a szolgálatodra! Szánj időt arra, hogy megtervezd és megszilárdítsd a hitbeli célkitűzéseidet és prioritásaidat. Mindemellett ne feledkezz meg a családodról sem, és ne is hanyagold el őket!

– A vezető menedzsment tanácsadók azt tanítják, hogy úgy lehet sikeres egy cégvezető, ha felelősségteljes az időbeosztásával, és beosztja, és ezután bíz meg másokat, illetve megszabadul attól, ami fölösleges. Ez a gyülekezetvezetők számára is nagyon jó ötlet, mindaddig, amíg az a lényeg, hogy Istenre figyeljenek.

– Először a fontossági sorrendben első dolgokat végezd, és ne halogass semmit!

– Egyszerre egy dolgot csinálj!

– Tedd közzé az időbeosztásod főbb részeit a gyülekezet számára, hogy tudhassák, mikor kereshetnek, és mikor kell békén hagyniuk. Amikor nem vagy elérhető, biztosítsd azt, hogy legyen valaki, akit hívni lehet lelkipásztori kérdésekben! Soha ne hagyd a nyájat felügyelet nélkül, de ne is legyél az egyetlen, aki felügyel rájuk!

– Arra is legyen rendszered, hogy előre jelezz fontos tevékenységeket és találkozókat!

– Legyen valaki, aki figyelemmel kíséri a naptáradat, ha neked nem ez az erősséged.

– Biztosítsd azt is, hogy rendszeresen, legalább hetente egy délután alkalmával, találkozz a gyülekezet tagjaival. Amennyiben lehetséges (a gyülekezet nagyságától függően) minden családot látogass meg egyszer egy évben. Minden vezető tartsa a kapcsolatot a rábízott családokkal, havonta egyszeri alkalommal, látogatással, levélben, e-mailben vagy közösségi találkozók során!

– Tartozz egy pásztori közösséghez! Ez lehetőséget ad arra, hogy kieressz, ötletelj, feltöltődj és bátorítást kapj másoktól, akik meghallgatnak!

– A jó időbeosztás titka a koncentrálás. Legyen ízlésesen rendbe rakva az íróasztalod. Minden azonnal rendszerezz, és ne hagyd, hogy bármi is felhalmozódjon!

További ötletek az időbeosztáshoz:

– Témakör szerint rendszerezd a mappáidat.

– A levelezéseidet is témakör szerint rendezd, ne a címük vagy a feladójuk illetve címzettjeik szerint! Így könnyebben visszakeresheted őket.

– Próbáld meg, hogy csak egyszer kelljen foglalkoznod az újságokkal. Amikor újságok, magazinok vagy levelek érkeznek, vagy bármi más, amivel foglalkoznod kell, ne tedd be egyszerűen a bejövő levelek közé. Amilyen hamar lehet, foglalkozz velük. Ne tedd félre, ha csak nincs egy konkrét dolog, amit vársz. Ebben az esetben jelöld meg „postáznivaló” felirattal, és így tedd a beérkezők közé.

– Mielőtt telefonálsz valahová vagy e-mailt írsz, gondold át, mit kell mondanod először. Ezzel rengeteg időt takarítasz meg!

– Minden évben nézd át a mappáidat, és szabadulj meg attól, amire nincs szükséged! Ha nem vagy benne biztos, akkor tedd be egy dobozba, és tárold el. Ha nem veszed elő abban az évben, nyugodtan kidobhatod.

– A rossz lelkületű levelekkel is foglalkozz, még akkor is, ha névtelenek! A legtöbb lelkipásztor kidobja ezeket, de vedd figyelembe, hogy ezek rávilágíthatnak arra, ami rosszul működik a gyülekezetben. Ne hagyd, hogy lehangoljanak, és ne haragból válaszolj. Imádkozz és várj, mielőtt válaszolsz! A saját válaszoddal együtt készíthetsz egy másolatot róla, és kiteheted a gyülekezetben. Ezáltal leállítod a névtelen levelezést, és az emberek tudni fogják, hogy nem félsz foglalkozni a kérdéseikkel. (Lukács 12:3)

Készíts időbeosztást a tanításodhoz is!

– Készíts egy általános tanítási/prédikációs tervet az adott évre, például a Biblia könyvei és témái alapján, amiket le fogsz adni az év során. Oszd fel az évet hetekre, és készíts kezdetleges vázlatot ahány témának csak tudsz. Legalább az igeverset írd ki, olvasd végig a szakaszt, adj egy címet neki, írd le a fő gondolatot tartalmazó kulcsmondatot, valamint az első benyomásaidat, gondolataidat. Ezután készíts mappát minden kategóriához. Például ha a János evangéliumából és a Kolossé levélből tanítasz, akkor két fő mappád lesz. Készíts mappát minden tanításhoz. Egész évben legyen érzékeny a „radarod” az illusztrációkra, ötletekre, referenciákra és bármi másra, ami ima és csendesség közben eszedbe juthat. Majd tedd be a kategóriák szerinti mappákba.

– Ez a rendszer a találkozók és más projektek megszervezésénél is működik.

– Próbáld meg rávenni a gyülekezetedet arra, hogy adjanak egy-két fizetett hetet arra, hogy ezeken dolgozhass! Írj meg minden tanítási vázlatot arra az évre. Sokkal gyorsabb és hatékonyabb lesz így a felkészülés, mivel az egész évre szóló tanítási és prédikációs vázlatod meg lesz előre. Ötleteket kaphatsz az „Into Thy Word”[1] módszerünk segítségével. Ez nagymértékben felszabadít más szervezési és lelkipásztori feladataid végzésére, és nem szombat este kell a prédikációddal foglalkoznod, vagy ami még rosszabb, vasárnap reggel!

További lelkipásztori menedzsment ötletek:

Biztosítsd, hogy a lelkész biztatva legyen és fel legyen készítve annak a munkának a végzésére, amire el van hívva.

A lelkipásztoroknak rendszeresen kell tenniük a következőket:

  • Tudatosítani magában, hogy ő (a vezető lelkész) a „felvezető autó”. Ő rendelkezik a pulpitus hatalmával arra, hogy jelentősen támogassa és jóváhagyja a programok szervezését, és hogy képezze a gyülekezetet.
  • Tudnia kell, hogyan vezesse önmagát és másokat, hogyan vigye mélyebbre a gyülekezetet Isten akaratában, hogy Ő imádják és dicsőítsék.
  • Szemináriumokra, konferenciákra járni és más csoportos képzésekre, hogy ötleteket kapjon, felfrissüljön és épüljön. Legyél nyitott az új ötletekre, de ugyanakkor legyél képes megkülönböztetni egymástól a sületlenséget és a biblikus dolgokat.
  • Más vezetőket vinni a szemináriumaidra és összejöveteleitekre, hogy ők is épülhessenek.
  • Hagyj időt arra is, hogy kutatásokat és tanulmányokat végezz!
  • Engedd meg a gyülekezetnek, hogy prédikációkat, tantervet, személyzetet, felszereléseket, éves tervezést, látás megosztást, terveket és tanítási ötleteket hozzanak neked!
  • Tölts időt a mentorolás megtervezésével és a vezetőség képzésével.
  • Figyelj a szolgálati irányváltásokra és trendekre, de csak azt használd, amire szükséged van és ami biblikus! Így, ha az emberek olyan irányba akarnak menni, ami kockázatos vagy bibliaellenes, akkor épülésükre lehetsz.
  • Bizonyosodj meg róla, hogy a széttört kapcsolatok között illetve speciális szükségletekkel élő emberek is be vannak vonva a gyülekezeti életbe.
  • Fektess hangsúlyt a családra, de ne felejtsd ki a gyülekezetben azokat, akik nem családban élnek, mint például az egyedülállókat.
  • Ne hagyd, hogy egyes vezetők azt a gondolkodást táplálják magukban, hogy az ő szolgálati területük fontosabb, vagy nagyobb figyelmet érdemel, mint a többi. Az élet minden egyes időszaka fontos, és törődni is kell vele, szolgálati programokkal, amik tele vannak szeretettel és odafigyeléssel. Mindannyian Krisztus Testének a részei vagyunk.
    Legyél figyelmes a versengésekre és a politikai programokra!
  • A vezető lelkipásztornak és a többi vezetőnek egyaránt támogatnia kell a gyülekezetet és annak programjait nyilvánosan is és egyénileg is. Ha valamiben nincs egyetértés, azt a vezetőségi megbeszélésen kell elővenni!
  • A gyülekezet képzése, tanítványozása és bátorítása a lelkipásztor kiemelkedően fontos feladata. Ha a vezető lelkész úgy érzi, hogy nincsenek meg a szükséges ajándékai és képességei arra, hogy másokat kiképezzen a szolgálatra, akkor ki kell építenie egy csapatot maga körül, akiknek van erre talentumuk! Ha ezt figyelmen kívül hagyja, a gyülekezet csődöt fog mondani! Néhány lelkipásztor kiválóan tanít, de mást nem tudnak csinálni. Nem lehet egy lelkipásztortól elvárni, hogy mindent megtegyen, hiszen nem ő maga Krisztus egész Teste! Ő az, aki pásztorolja. A lelkipásztornak a saját ajándékainak a területén kell mozognia, és másokat építenie maga körül, hogy pótolják azokat a dolgokat, amiben ő nem elég erős. Emellett mindent meg kell tennie, hogy támogassa őket, és a többi fontos szempontot is be kell töltenie (lásd „A lelkipásztor négy kalapja” az A Primer on How to Lead and Manage the Church: The Big Picture and Overview c. könyvben) Róma 7:4-6; 1 Korinthus 10:14-16; 12; Efézus 4:9-16)

Ahhoz, hogy nyilvánossá tehesse a támogatását, meggyőződöttnek kell lennie arról, hogy a program ill. szolgálat koncepciója és célkitűzése szükségszerű és valós.

A lelkipásztorok nem tudnak mindent megtenni, de Krisztus jellemének jó példaképei kell, hogy legyenek, ahol csak tudnak!

A lelkipásztornak benne kell lennie a fő közösségi eseményekbe, hogy ezzel is támogassa azokat. Dolgozz az emberi kapcsolatok terén is.

A lelkipásztor vezesse a gyülekezetet Krisztus szolgálatának ünneplésében, a dicsőítésen kívül, amikor a szolgálat haladását és növekedését ismerik el, és az önkénteseknek nyilvánosan köszönetet mondanak.

Amikor nagyon rosszul állnak a dolgok, a lelkipásztor támogassa a csapat vezetőjét, találja meg a személyes támadások okait és motivációt, legyen imádságban és legyen bölcs! A többi vezetőnek is ezt kell tennie a lelkipásztorral/lelkipásztorokkal!

Ha erkölcstelenség vádja éri valamelyik vezetőt 18 év alatti gyermeke kapcsán, akkor annak a vezetőnek azonnal, de csak ideiglenesen, le kell mondania, és ki kell vizsgálni a vádat, még akkor is, ha nem semmilyen rossz dolog nem történt. Legtöbbször az ilyen vádakról kiderül, hogy hamisak. Neked viszont védelmezned kell a gyerekeket és a vezetőt is a további vádaktól, valamint az igazságot kell keresned! Ezek után állítsd vissza a vezetőt a pozíciójába, és nyilvánosan tisztázz mindent! Ha tényleg erkölcstelenség történt, akkor be kell vonni a hatóságokat is, valamint a felekezeti vezetőket is, mivel szigorú eljárást és biztonsági irányelveket kell követni, és egy ilyen személyt soha nem szabad 18 év alattiak vezetőségébe vagy körülöttük folyó szolgálatba beengedni!

A lelkipásztornak érzékenynek kell lennie a vezetők ajándékaira és képességeire, hogy kiképezhesse és bátoríthassa őket a csapatmunkára. „Befedezhetik” egymást, vagyis azok, akiknek van bizonyos területen ajándékuk, azokat, akiknek nincs. A szolgálat, illetve Krisztus Teste, különböző testrészekből áll, ezért csapatként kell együttdolgoznunk, ahhoz, hogy hatékonyak legyünk.

A vezető lelkészek és más vezetők rendszeresen gyakorolják a bátorítást véletlenszerű alkalmak során. Egy személyes üzenet a postaládában, vagy néhány jól megválogatott szó egy nyilvános összejövetelen vagy egy magánbeszélgetés során jó lehetőségek lehetnek ennek a megvalósítására!

Nagyon fontos: Alakíts ki olyan pásztorlási rendszert, amely során kiképzed a munkatársaidat és a vezetőséget arra, hogy ha hallanak egy gyülekezeti tagról vagy egy másik vezetőről (sok gyülekezet figyelmen kívül hagyja a vezetőket, azt hiszik nekik nem lehet semmi bajuk, és semmire nincs szükségük!), vagy a családjukban valakiről, akinek pásztorlási segítségnyújtásra van szüksége, vagy vészhelyzetben van, akkor azonnal reagáljon valaki a szükségletükre! Jelölj ki egy kulcsembert, akivel 24 órás váltásban váltják egymást, legyen egy lista a felkereshető emberekről és kiképzett diakónusokról vagy gondozókról, akik készenlétben állnak. Senki sem önfenntartó! Mindannyiunknak szüksége van támogatásra és gondoskodásra! Biztosítsd, hogy legyenek róluk gondoskodó emberek, akik időben oda tudnak menni! (1 Korinthus 13:1-8; Kolossé 4:5; 1 Timótheus 3:14-15; Zsidó 12:14-15)

Eredeti cikk: Time Management for Pastors

Copyright 1988, 1998, 2000 Richard J. Krejcir Into Thy Word Ministries www.intothyword.org

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöljük.